Université du Temps Libre de Bretagne
L'association des Universités du Temps Libre de Bretagne souhaitait offrir à ses adhérents (48 associations locales) un logiciel de gestion unifié avec des sites Internet locaux pour les inscriptions en ligne.
Le besoin
L'association des Universités du Temps Libre de Bretagne souhaitait offrir à ses adhérents (48 associations locales) un système de gestion unifié permettant de partager certaines données entre elles.
Le site de l'association"mère" avait également besoin d'un rafraîchissement.
Le système de gestion doit être en mesure de permettre pour chaque UTL locales :
- La gestion des adhérents et des adhésions
- La gestion des activités (cours, ateliers, sports, loisirs) et des inscriptions à ces activités
- La gestion des conférenciers (en commun pour toutes les associations locales) et des conférences ainsi que les inscriptions pour y participer
- La gestion des sorties/voyages avec les inscriptions également
- L’export des données pour des logiciels comptables
Une fois cela fait, comme le système de gestion dispose de toutes les informations utiles, nous avons proposé de réaliser un site administrable par chaque association locale permettant :
- De donner des informations sur l'association
- De prendre son adhésion en ligne avec paiement sécurisé
- De diffuser les actualités de l'association
- De donner toutes les informations sur les activités, conférences et sorties/voyages avec la possibilité de s'inscrire en ligne avec paiement sécurisé
- De coupler le système avec un système de newsletter
- D'envoyer facilement des e-mails ou SMS à des participants des activités, conférences et sorties/voyages
Chaque association peut personnaliser son site de manière simple et conviviale.
La proposition
Notre défi principal était de mettre d'accord les 48 associations locales sur une base commune permettant de répondre aux besoins de tous.
Nous devions pouvoir reprendre les données des systèmes existants (excel, sites php, bases de données diverses, …)
Ayant à faire à une population relativement réticente aux changements, la conduite du changement était un point important du projet.
L'interface utilisateur devait être simple à comprendre pour que les processus d'inscription, qu'ils soient réalisés par un opérateur initié sur le logiciel de gestion ou directement par l'adhérent sur le site en ligne, reste simple malgré la prise en compte de certaines spécificités locales.
Un groupe de travail d'environ 15 personnes a travaillé sur la réalisation d'un questionnaire à l'attention des 48 associations locales pour faire ressortir les usages et besoins locaux dans le but de rédiger un cahier des charges du futur système de gestion.
Une fois le cahier des charges rédigé et validé, le développement a démarré avec une équipe projet plus réduite pour rester agile.
Le logiciel, en mode logiciel web (utilisable sur tablette ou smartphone), a été développé et déployé ainsi que les sites Internet des associations locales qui le souhaitaient.
Le résultat
L'application de gestion a connu un très bon accueil auprès des Universités du Temps Libre locales, les sites Internet se déploient petit à petit.
Au bout de 2 ans d'utilisation, le système global gère plus de 15 000 adhérents pour plus de la moitié des UTL réparties dans toute la Bretagne.
Ce logiciel de gestion étant entièrement écrit sur-mesure, nous avons déjà fait des adaptations dédiées pour certaines associations locales qui avaient un besoin spécifique non couvert par le logiciel global.
N'hésitez pas à nous contacter pour en discuter